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  • 学会精力管理,让事情事半功倍

    • 作者:未知 更新时间:2011-09-28 16:50:17 来源:牛津管理评论
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    文章概况:像短跑运动员一样生活,而非马拉松运动员。这是你需要掌握的最基本的原则。
    像短跑运动员一样生活,而非马拉松运动员。这是你需要掌握的最基本的原则。

      时间,是职场中人最感稀缺的资源。“高效人士”往往把时间安排的满满的,绝不浪费时间。每天都忙忙碌碌,总是在与时间赛跑,希望在最短的时间里干完最多工作。就如很多经理人每天工作12到14个小时,很少正常吃饭,不是随便抓点什么匆匆填进肚子,就是坐在办公桌旁边干边吃;要么就是没完没了的应酬,无法与家人共进晚餐;睡眠不足,没有时间运动;心怀愧疚和不快,身心俱疲,这一切似乎已经成了经理人的生活常态。

      我们大多数人都用延长工作时间的方法来应对日益繁重的工作任务,这不可避免地影响到我们的身体、心理和情绪。就企业而言,这必将导致员工的工作积极性降低、精力涣散、离职率居高不下、医疗成本激增。

      如何更合理地安排工作,提高工作效率,排遣精神压力,是每位管理者和员工共同关心的话题。

      提高你的专注力

      工作效能专家戴维·艾伦认为,影响工作效率的最大阻碍是,人们对自己要办的事情缺乏切实的把握。他们既没有明确工作事项,也没有具体落实,于是事情就一直萦绕在人们的心头,既耗费精力,也造成了巨大的精神压力。实际上,大脑的主要功能是思考,而不是记事。所以,把想法从脑子里全部倒出来,列出一份清单,是非常重要的一步。

      大脑清空后,接下来需要把大任务分解成一个个较小的“下一步行动”,然后集中精力逐项落实。这种方法实际上是在创造人们做事的动机:我看到我想要的结果,我相信我能做到,也知道怎么做。

      艾伦是畅销书《搞定I:无压工作的艺术》的作者。在书中,他论述了列出工作清单,然后逐项推进的效能管理方法。他的拥趸们将这套方法称为“GTD”。GTD方法的主要原则是,用记录的方式将头脑中的各种任务移出来,并且安排好下一步行动,从而做到心无挂念,集中精力做好手头的事情。

      GTD最大的用处是,干掉一件事是一件,把控时间的成就感就这么一点点的积累起来、养成习惯之后成为一种高效率的行为方式,对重建信心尤其是摆脱忙忙碌碌却一事无成那种挫败抑郁感很有帮助。

      管理能量,而非时间

      工作效能专家托尼·施瓦茨是EnergyProject公司的CEO。这家公司曾为包括索尼公司和美联银行在内的一些大型组织提供了咨询和培训服务,通过一个名为“能量管理计划”的项目,帮助数千位领导人和管理者建立起良好的习惯,科学地管理他们的能量,而非时间。最后的数据表明,参与该计划的员工的绩效表现均优于对照组,高能量能够创造出更高的绩效。

      施瓦茨认为,延长工作时间之所以不可取,是因为时间是一种有限的资源。相比之下,能量则不同。人的能量包括四个基本层面身体、情绪、思维、精神。他建议人们合理管理自己的能量,在一段时间的高度专注之后,要适当休息,做到能量的平衡。

      能量管理计划首先从对体能的关注开始,因为一个好的身体能够产生更多能量。谁都知道营养不良、缺少运动、睡眠不足和休息不够会降低人的基础能量水平,削弱他们的情绪控制力和专注力。施瓦茨和他的同事帮助经理人制定一些能够增强、恢复和补充体能的习惯,敦促他们规律饮食,按时作息,加强锻炼。很多参与这一计划的管理者都反映,随着体能的增强,他们的工作效率也有所提高。

      该计划的第二个关注点是情绪。施瓦茨认为不管外部压力有多大,人们只要控制好自己的情绪,就可以提高能量的质量。大多数人都发现,当自己情绪愉快的时候,往往就是绩效最高的时候。为做到这一点,除了注意工间休息,还应养成三个简单而有效的习惯深呼吸放松自己,向他人表达赞赏,并且换一种积极的方式来讲述自己生活中发生的事件。事实证明,积极的情绪能够提高能量的质量水平。

      该计划的第三个关注点是思想,思想必须集中。许多高管认为,如果有一大堆任务摆在面前,就必须同时着手处理,但实际上,这种做法会降低工作效率。施瓦茨建议高管们制定一些习惯来减少科技给生活带来的无情干扰。比如:只在固定时段接发电子邮件,开会时不接听电话,等等。集中注意力,使高管们的能量不致分散,他们就能在较短的时间内完成与过去相同的工作量。

      该计划的第四个关注点是精神。施瓦茨认为,当人们的日常工作和活动与他们最为珍视的、能够赋予他们意义感和目的感的东西相一致时,他们的精神能量就会发挥作用。为此,人们需要理清优先事项,并以此为准在三个方面制定习惯:做自己最擅长和最喜欢的工作;有意识地为生活中最重要的领域分配时间和精力,认真工作,关心家庭、健康和他人;此外,还要在日常行为中奉行自己的核心价值观。

      施瓦茨是一个严格自律的人,他强调要建立一套积极的程序,有意识地修正自己的行为。比如,他会把最重要的工作放在一早就做,因为这个时候人休息得最充分,注意力也最集中。而90%的人一上班就查收电子邮件,这等于把工作安排的主动权交给了别人。为了避免受到电子邮件的干扰,一个人应该定期处理自己的邮箱,这样可以避免邮件经常干扰我们的日常工作。

      施瓦茨认为,为了有效地给员工补充能量,组织的着眼点必须从“向员工索取更多”转移到“为员工付出更多”,这样,他们才会鼓足干劲,才能为每天的工作投入更多。

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      建立个人精力管理模型

      第一步:根据你的精力周期细分全天的时间。

      必须要承认,人在一天不同的时间段中,精力水平是不一样的。你首先要做的就是划分出你的“优质、中质、低质”时间段,之后才能将不同难度的事情安排到不同精力水平的时间段中去。

      第二步:为你的每个时间段确定一个虚拟的精力总值。

      根据这个时间段的长短,和一定的标准,为这个时间段建立一个总体数值。

      第三步:定义事务的精力消耗值。

      每完成一件事情,都需要消耗你的时间和精力,但是消耗的多少是有区别的。你需要定义精力消耗的等级。

      有一些事情做完以后不会消减你的精力,反而会提升你的精力,例如你做了一件自己特别喜欢的事情,或者是一个放松休闲的事情。不过根据我的经验,这种小小的精力提升不会特别多。

      你只需要用各个时间段的精力总值,减去事务的精力消耗值,就可以估算出剩余精力,就可以知道自己这个时间段是不是能做得完这么多事情。

      第四步:在合适的软件上分配你的待完成事务。

      把上面定义的分类体系移植到一个合适的时间管理软件中,你就可以开始实际的操作了。

      选择时间管理软件的标准:

      1、全平台的软件是首先考虑的。

      2、不能实现网络同步功能的时间管理软件都不要选择。

      3、至少有3类以上能够自己定义的分类信息。

      4、“任务”和“日历”不是一回事,别选错了软件类型。

      5、快捷第一原则。记录下一个任务需要点击的按钮越少越好,理想情况在3次以内。
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